メモ帳へのアクセスタイムを短くすることが大事

これまでは、奥野宣之氏や美崎栄一郎氏に触発されたり、モレスキンの格好良さに憧れながらB5ノートを使っていたのだが、MacBokk Airを買ったのを機会に、仕事などに出かけるときの持ち物や鞄の中身を極力少なくしてみようと思い。メモはロディアのみにして、仕事場や家のデスクにはB5のレポートパッドを備え付けて様子をみている。

で、体裁と筆記用具も持ち運びもあって職場のレポートパッドはコクヨのノートカバーに差し込んで使っているのだが、そこで改めて思ったのは、カバーがあるとどういうわけかメモをとるのが減ってしまうということ。
どうも、ペンをとり、カバーを開き、といった手順が複数重なることがバイアスになっているようだ。これは、アナログとデジタルとの違いはあれど、スマホやタブレットのメモやノートアプリが、立ち上げて、アプリを開き、といった手間のあるせいで、いまいち紙のメモ帳に敵わないところと共通しているのではないだろうかと思っている。

良い企画の基礎には大量のアイデアメモがあると考えると、ひょっとすると、素晴らしい企画を生み出す環境が云々と議論する前に、メモをとりやすい環境構築を解決すればよいだけなのかもしれないですね。

コピー用紙を使ったA7の簡易メモ帳

たいていの場合はロディアのメモ帳を使っているのだが、手元にないときもあるわけで、そうした時のために財布に忍ばせているのがこのメモ用紙。アイデアの出典は奥野宣之氏の「知的生産ワークアウト」の蛇腹メモ。大きさはA7で、種を明かせば普通のA4用紙を折ったものである。

作り方は簡単で、A4のコピー用紙を、まず縦に二つ折りし、次は横に二つ折り、さらに横に二つ折り、としていけば、8ピース+8ピースのメモ帳ができあがる。コピー用紙は更のものを使っているが、もちろん使用済のものの裏面を使ってもいい。

使用後は、ノートを使っているのなら、メモの部分を切り離して、ノートに貼っておいて、後からそれに関するものを追記したりといった使い方ができるし、ドキュメントスキャナでA4用紙のままスキャンしておくといったことも、

嵩張らないので、これを常用してもいいのだが、使い古しのコピー用紙の裏を使っているとなんとも気勢があがらなくて、私の場合は通常はロディアのメモ。職場でロディアが切れたときや手元になかった時の予備・緊急用にこのメモ用紙といった使い分けをしている。もちろん常用のメモにされてもよいと思うので、一度お試しあれ。

 

1本線ノート術を試してみた。

「1本線ノート術」とは、吉澤ゆかさんが提唱するノートの取り方で、著書の「アイデアがあふれ出す 行動が加速する 1本線ノート術(アスキーメディアワークス)」から、その方法を簡単に引用すると

①ノートの真ん中に1本線(センターライン)を引く

②センターラインの左側に学んだこと(インプット)をメモする

③右側には、気づいたこと、ひらめいたこと、アクション・プランを書く

④書き込んだアクション・プランをいつやるか決める

といったもの。

ノートは、どんなものでもいいようだが、オススメとなっているのは、速記者や欧米の秘書の方が使う「ステノ・ノート」というもので、聞くところによると、この本のおかげで結構注文がされたらしい。

で、このノートの取り方、発想の仕方は、講義やセミナーの受講以外にも、仕事のいろんな分野(目標達成のプランニング、講演やスピーチのレジュメづくり。プレゼン準備 など)に応用の活用が可能ということらしい。

で、試してみた感じでは、セミナーや研修のメモをとって、それに基づいたアクションプランを考えたり、会議などで発言や議論をメモして、次の行動計画や分担を整理したり、といったことには威力を発揮するが、何か漠然としたテーマを設定して発想を広げていくのは、マインドマップのような形で考えた方がしっくりして、発想も広がる感じがする。

どうも、罫線や方眼のノートを半分に仕切ってやると、考えが「箇条書き」的になるせいではないだろうか。

つまり、発想が論理的になってしまって、自由に発想を広げていく仕事ではやりにくいと思うのだろう。

一方、セミナーや会議では、インプットが時系列的に入ってくるので、マインドマップ的な処理をするより、論路的な構造のもとで処理した方が仕事がやりやすいと感じた所以なんではなかろうか、と思っている。

このあたり、もうちょっと、いろんな場面で試してみて、またレポートしたい。

百均のB5ノートを仕事管理(Doingリスト)に使う

北 真也さんの 「Hacks for Creative Life!」 にヒントをもらって、ノートで日々の仕事管理をすべく試してみた。

 本家に従って、

Aはスケジュール。朝一に予定を書き出す

BはDoingリスト。やったことや考えたことを記録。

Cはタスクリスト

Dは今やっている仕事には関係ないが、思いついたことや気のついたことを書き留めて、とりあえず頭から追い出す。

という感じで1週間ほどやってみた。

やってみて、自分の場合で使い勝手が悪かったのは、ToDo、タスクリスト書くCのところ。

基本的にToDoはRTMやTodoledoといったウェブ・サービスをiPhone1で利用していることと、チーム・リーダー型の仕事をしているので、途中でのタスク追加は上司からも部下からも、外からも遠慮なくやってくる、といった感じで、会議や打ち合わせの席でiPhoneにその場でタスクを追加するのだが、ノートは机の上に置いていることが多く、タスクリストがどうにもシンクロしない。

(打ち合わせの場にノートを持ち込んで机の上に広げてもいいのだが、かなり大げさになって身構えられることが多いので、通常はロディアのメモ帳かレポートパッドを使うことが多い)

このあたり、仕事場でWebサービスが禁止されている北さんとは、ちょっと事情が違うよな、ということで勝手にカスタマイズ。

といっても、タスクのところを省略したこんなフォーム。

 

で、本筋は抑えて

Aはスケジュール。朝一に予定を書き出す

BはDoingリスト。やったことや考えたことを記録。

Cは今やっている仕事には関係ないが、思いついたことや気のついたことを書き留めて、とりあえず頭から追い出す。

そのほか

・タスクリストは折角スマホが使える職場にいるんだから、iPhoneを使う。

・原則として、仕事の打ち合わせや会議のメモなど仕事上の記録は全てこのノートに帰結するようにしているので、日々のDoingリストも、実は、このBの欄だけに収まる日もあれば、収まらない日もあって、収まらない日は、遠慮なく次ページに書いていく(その場合も、ノート1ページを半分に仕切って、追記のしやすい1本線ノート的に使う)。

・さらに、スケジュールは、Googleカレンダーで原本管理しているものを転記するのだが、行事予定や会議名だけでなく、会議であれば簡単な議題や、決めるべきことや留意点もあわせて書き出すようにする。

ひとまずは、こんな感じでやってます。

「3本線ノート」をビジネスでつかいこなせるか

ノートのうまい使い方をちょっと調べていて、橋本和彦氏の「3本線ノート術」を読んだ。

使い方を概説すると

といった形で、ノートの見開きを使い、

To Doであれば

Dにプロジェクト名

Eに日付

Aに手順を時系列に書く

Bにそれぞれに対応させて、やったことの結果

Cにそれぞれに対応させた課題、うまくいった点

会議録や打ち合わせ・取材メモでは

Dに会議名・プロジェクト名

Eに日付

Aに記録や会議の発言

Bに自分の意見

Cにさらにそれを踏まえた次のアクションプラン

を書くといった使い方

筆者は、この本の構成案をまとめるのにも、3本線ノートの手法をつかったみたい。本書に実際のノートの写真が載っている。

ライフログやアイデア帳も兼ねてノートを使っていると、時系列の記録の中に、こうしたものが埋もれていってしまうのと、事業の全体説明をする会議や定例の連絡会なんかではテーマや質問があちこち彷徨ったりするから、全てのシーンで使えるということにはならないのだろうが、個人的には、何かの企画を練るときのアイデアのまとめとか、調査報告書や企画書を仕上げるときの構成を考えたりするときに有効な使い方のような印象。

ただ、そのときは、ライフログや日々のアイデアや読書録などを時系列に記録していくノートとは別にしておいたほうがよさそう。仕事用のノートを専用でつくるか、ライフログなどがEvernoteやiPhoneアプリなど別の形で記録する、といった形で使ったほうがよいような気がする。

やる気スイッチノート術

コクヨが高校生などのアンケートをもとに「やる気スイッチノート術」を発表したとのこと

製品のPRも兼ねてのことなのだが、勉強だけでなくノートをライフログも兼ねて生活全般に使っている人に有益なものもあるかもしれないので、ちょっと紹介。

ノート術は3箇条あって

①ノートは紙質にこだわる

 ・必要な情報だけを見やすく書き残すために「裏写りしにくい」「書き心地がいい」「消しゴムでこすっても傷みにくい」かどうかをチェック


②ペンは「赤」「青」「シャープ」が一体になっているもの

 多色使いは情報の重要度をわかりにくくしてしまうので2色にしぼり、覚え無いといけないポイントは「赤」、補足事項は「青」を使う。

「黒」のボールペンはどうするかは、ちょっとこの「ノート術」では不明。ビジネスに使う場面では、早く書くためにはシャープよりも黒のボールペンの方がいいかも。「緑」を使わないのは、齋藤孝さんの教えには反するのだが、今の私の色使いと同じ。

③プリントはテープ糊で「5点塗り」。プリントやレシート、メモの貼り付けがきれいかどうかはノートを見返すかどうかの重要なポイントだろう。私もスティック糊をやめて、テープ糊に乗り換えが必要かも

行間にはもっと汲み取れるものがあるかもしれないが、とりあえずここまで。

池上 彰氏の取材ノート(「<わかりやすさ>の勉強法」(講談社現代新書)P162より)

「<わかりやすさ>の勉強法」(講談社現代新書)P162より

・ノートはB5の大学ノートを使う

・メモをとるのは、見開きの左側のページ。

 そこに、キーワードや固有名詞を、間隔をあけてメモする。

  (1ページ5~6個ぐらい)

・取材が終わった後、なるべく早い時期に(できれば当日に)右側のページに、どういう話だったか再現する。

・右側のページの下から数行のところに横線を書いて区切り、取材の時の相手の表情や気象の様子など状況描写をする

メモの目的と書いたメモをどうするか(原尻淳一・小山龍介「IDEA HACKS」から)

①メモを書くのはアイデアを忘れるため。

アイデアを覚えておくときには、脳の短期記憶の領域を使用する。短期記憶には限りがあるので、アイデアを覚えておこうとすると作業のために使える短期記憶領域が減ってしまう。

メモは躊躇なくとって、脳を作業領域を確保することが大事

②書いたアイデアメモは一刻も早く捨てる。

メモをしておくと、安心してしまってメモしたことすら忘れてしまう。そのために、例えばノートなりに整理し直して記録するか、メモ用紙をノートに貼り付けておく。

メモは生ものと考えておいたほうがいいみたいですね。

確か「ノートは表だけ使いなさい」にも、メモはノートに清書し直せ、といった記述があったような気がする

ノートや手帳に自分の辞書をつくる(原尻淳一・小山龍介 「IDEA HACKS」より)

原尻氏の尊敬する上司は「自分の辞書」を持っていたそう。「自分の辞書」といっても、手帳に、新聞や、雑誌、参考文献の縮小コピーがひたすら貼ってあるだけのもの

そして貼ってある内容は、自分のビジネスに関係する重要な数字やモデル、総合情報など

必要な情報はすぐに出せるよう「携帯」することが大事。いつでも、どこでもすぐに出せる自分の辞書を持ち歩けば、それを見ながら、そこで企画書ができるということもあるらしい

今ではスマートフォンのEvernoteを使うといった手もあるだろう。プロアカウントをとっておけば、オフラインでの参照もできるから「自分の辞書」を格納したノートブックをオフラインの同期対象にしておけば、ネットワークがつながらないところでもOKだしね。

金曜日にスケジュール関係の作業を固める(小山龍介さんの「TIME HACKS」から)

紙とパソコン上のスケジュール帳を同期させたり、翌週のスケジュールを埋めていく作業も金曜日に行うのが一番

あわせて、机の上の整理や、翌週の段取りもしておけば、土日に不安もなく、休日が楽しめる。

そのために金曜日の午後はその週のまとめと翌週のプランにあててしまう。さらに、月曜日の午前も空けておけば、どんなに時間がなくても、忙しさは感じなくなる。

月曜日は開店前の仕込み時間として活用するのがベスト。