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手帳の使い方で、仕事は激的に変わる — 谷口和信「仕事が速くなる! PDCA手帳術」(明日香出版社)

月80時間の残業が当たり前で、1日のほとんどを会社で過ごすといった「ブラック」な仕事ぶりをしていた筆者が、手帳を使うことによって、残業も減り、「手帳の使い方を工夫することで仕事の効率は簡単に上げることができ」たことをもとに、実際にやってきた「手帳術」を紹介するのが本書。

【構成は】

第1章 何のために手帳を使うのか
第2章 手帳の基本
第3章 仕事が速くなるタスク管理術
第4章 仕事が速い人の手帳の使い方(基礎編)
第5章 仕事が速い人の計画の立て方
第6章 仕事が速い人の改善方法

となっていて、見てのとおり、手帳の使い方だけではなく、後半あたりは、「手帳術」の範囲を超えて、「仕事術」の領域に及んでいる。もっとも手帳を使いこなす目的は「仕事をうまく回す」ことが目的であるから、これはこれで無難な展開ではありますな。

【手帳を使う目的】

当方は、今はスケジュールもToDoも、ほぼスマホ移行をしているので、参考意見にしかならないが、筆者として手帳を使う目的は、

「あとで読み返したくなる手帳にする」というコンセプトを決めました。

ということであるようだが、むしろ

学生のときは覚えるためにノートを使いましたが、社会人は積極的に「忘れる」ために、手帳やメモ、ノートを使うのです。
そのことで、脳は身軽になり、高いパフォーマンスが発揮できるようになります

「記憶力」を高めるのは限界がありますが、「記録力」はすぐに高めることができます。

というあたりが、一番同調できるところ。
手帳は(当方としては「ノート」の範疇まで「手帳」と考えているが)いわゆる「記録」の集合体、他のファイルも含めた「記録」のナビの役割が一番求められるところではないだろうか。

【手帳の使い方】

そして、では、手帳に何を書くかというと

最初に書くことは「予定」です。
予定といっても、会議やミーティング、懇親会などの他人との約束だけでなく、自分だけの行動予定、作業計画、つまり自分とのアポも書くようにしてください。

私は手帳のメモページにはその日の課題と結果を書いています。
したがって、先ほど紹介したような事柄は付せんやA7サイズのメモ帳に書いたあと、行方不明にならないように日付順にまとめてノートに貼りつけています。

といった鉄板的なところを踏まえつつも、

おそらくあなたも、会議やプレゼンなど、他の人との約束は手帳に記入していることでしょう。
では、それ以外の時間帯に何か記入していますか?
多くの人が、他人との約束を除くと、記入棚が空白になっています。
時間割を作るとは、この空いている(ように見える)時間帯に自分の行動予定を記入する。

というように、空き時間に自分のスケジュールを埋め込んでしまうというやり方は、空き時間ができたから、さて・・、といったことのない、無駄な時間をなくすには有効である。もっとも手帳を使いこなそうと考えている向きは、とても真面目でありょうから、自縄自縛にならないよう気をつけないといけないところではある。

結構難しいのは「いっしょにやっていただきたいのが、実際に行動した結果を書くことです」といったところで、どうしても、スケジュールはアポが入った時に記入して終わりとなるのが通例で、なかなか振り返りまではできないよね。

このほかにも「スケジュール管理は1ヵ所で」、「記号を使ったり、仕事とプライベートを色分けするということも有効」や、「スケジュールで最初に決めるのは退社時間」といったあたりは参考になるので、具体の処方箋は本書で確認あれ。

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思考を「見える化」して、やりたいことを実現する「ノート術」 — 午堂登紀雄「深く考える最強のノート術」(パンダ・パブリッシング)

最近の「ノート・手帳」ネタといえばバレット・ジャーナルがトレンドなのだが、バレット・ジャーナルはノート・手帳を使うノウハウ的なところが強くて、書く目的ということについてはスルーしているきらいがある。
そこで、筆者によれば『「書く」ことで、初めて自分の「マイ・プロジェクト」が動き出す。書くことで、思考が「見える化」し、より広く深く考えを巡らせることができる』ということで、やりたいことを実現化する(筆者命名の)「思考ノート」の技法のあれこれについて記されたのが本書。
 
構成は
 
<まえがき>人生を思い通りにコントールする方法を手に入れる
第1章 思考ノートとは何か
第2章 なぜ1冊のノートが人生を変えるのか
第3章 思考ノートの基本ルールと使い方
第4章 ブレイン・ワークアウト
第5章 夢を実現する思考ノート実践編
 
となっていて、思考ノートの作り方は
 
(1)ノート1冊に、仕事もプライベートもすべての情報を書き込む
(2)目標・TODOリスト・打ち合わせメモ・読書メモ・アイデアメモなどあらゆる発想を書きとめる 
(3)書くときは、キーワードを線や矢印でつないで関連性を持たせる
(4)後から何度も見返して加筆し、発展させる
 
ということに要約されているのだが、我流でいくと成長がどこかで止まってしなうというのはあらゆる物事に通じることなので、満足のいく運用をするには本書で細部を確認しておこう。
 
たとえば、サイズの面では、特段の指定はないのだが、「書くスペースが小さいと、自由な発想の広がりを妨げてしまい・・」とあるように、ある程度の大きさのものが望ましいようで、必然的に、デスクかデスクに近い環境でのノート利用ということになりそうだ。
 
また、メモやスクラップ、アイデアの記録帳と違うところは
 
思考ノートは、書いたら書きっぱなしのメモではなく、単なる備忘録でも議事録でもありません。ですから、用が済んだからと言って決して捨てない。一度書いて終わりではなく、後から何度も見返します。
 そして見返したときに思いついた発想やアイデアを加筆して、より具体的で発展された内容へとブラッシュアップさせます。
 実際、 ノートに書き込んでから数日経って見返すと、必ず何か違う発想を思いつくものです。
 
 
何度も繰り返しになりますが、思考ノートは議事録やメモなどのように、1回確認したら終わりではありません。後から何度も見返して、さらに思い浮かんだ発想を追記していきます。5回でも 10 回でも見返して、後から発想を書き加えていきます
(略)
後から何度も書き加えることができるように、思考ノートはたっぷりスペースをとって贅沢に使います。
 
ということで、後日の追記を前提としたものであるので、長期にわたって利用することを前提としたものとなっている。
 
そして記述の方法は
 
ノートに書くときには、ひらめいた 発想 や キーワード を線や矢印でつなぎ、関係がひと目で分かるようにしておきます。また、大事なキーワードをマルやシカクで囲みます。
(略)
(テーマ)から矢印を何本か引っ張り「ではどうすれば・・・できるか」を思いつく限り書き出す
 
といった具体的なこともあるのだが、基本は
 
①日付と発言者の名前とテーマタイトルを入れる
②線で関連付けながら書く
③書いたものを後から見直して発想を付け加える
④たっぷりスペースをとって、1ページ1テーマで
⑤色を使い分ける
 
という5つのルールを基本に、少々、自己流を混ぜながらやってみればよいようだ。
 
つまるところ、ノート術・手帳術というのは、自分の仕事やスキルアップに使えれえばそれで目的を達するもの。一つのやり方をきちんとマスターして、という論もあるのだが、あれこれ、浮気しながらさまざまな手法をつまみ食いしながら、自分に合ったものをつくっていけば良い、と当方は思う。
本書はそのつまみ食い材料としても、十分魅力的なので、一読してみてはいかがか。
 

手帳・ノートもさまざま、使い方とデコレートもさまざま — 「書いて叶える、すっきり暮らし わたしの「ノート&手帳」ルール」(インプレス)

大人が使うノートや手帳の主目的は、スケジュールの管理であったり、打ち合わせや会議のメモ、アイデアや発想のメモといったところで、それだけではとても殺風景で味気ないものなのだが、時折、デコレートしたり凝ってみたくなるのが、手帳使い・ノート使いの性(さが)というもの。
 
本書の構成は
 
Part1 達人のノート・手帳術
 ー”書くこと”が作る暮らしのスタイル
 
CASE#1 ノートや手帳に書くことで生活が整い願いが叶う
CASE#2 子育て、家事、自分、全部楽しむための手帳
CASE#3 すべてを一冊背管理 手帳も生活もミニマムに
CASE#4 後回しになりがちな家事も手帳を使って楽しくラクに
CASE#5 ふせんをフル活用して家事をスムーズに回す
CASE#6 家しごとはデジタルアプリで 細切れ時間を有効に使う
CASE#7 たくさんの夢や仕事も夢ノートが全て叶えてくれる
 
PART2 用途に応じて使い分けたい 自分に合った手帳選び
 
マンスリータイプ ー 月全体の流れを見渡せる
ウィークリータイプ ー 時間の使い方がうまくなる
ガントチャートタイプ ー プロジェクトから健康管理まで
デイリータイプ ー モヤモヤした気持ちを整理して前に進める
セパレートタイプ ー 上段と下段を使い分けて全体と詳細を見る
ふせん管理 ー スキマ時間をうまく使える
 
PART3 暮らし・仕事・ジブンを整える いろいろなノート・手帳のアイデア
 
となっていて、既存の手帳やノートを基礎に、書き方やデコレートの初歩について、他の人の実例を写真で読む、といったつくりである。
 
なので、モレスキン本やトラベラーズノート本のような、「ノートや手帳の素材」の話や、ほぼ日手帳本やバレット・ジャーナル本のように「使い方」の話に特化したものではなく、敷居はそんなに高くなく、手練の方たちの手帳術・ノート術を楽しんで、自分の手法に取り入れられるもの入れてね。といった気楽な読み方をすれば良いと思う。
 
特にこういう類のムック本には、キレイな使い方だけが載ってるとか、装飾がすぎるとか、作為性や実用性を批判する声もあるのだが、当方的には、こうした実例集のようなものをバラバラと眺めていると、自分特有の使い方のヒントがブァーと出てくる瞬間がある。極端なことを言えば、そうしたアイデアを得る瞬間のために、読んでいるようなところがあって、それはそれで良いのでは、と自己を正当化するんである。
 
それは
 
レフィル式の小さなシステム手帳を使って仕事の予定もプライベートの予定も、果てはその日の献立も管理する、というミニマムな方法
 
 
パソコンを使う会社仕事はアナログの手書き手帳、手と体を使う家仕事はスマホアプリやパソコンといったふうに「その仕事で使わない方法」で手帳管理をする
 
とか
 
1日のタスクと優先順位、タイムスケジュールを左ページで管理し、右ページに今週のTODOを書いて週全体を見通すといった「1日2ページ」で仕事を管理する方法
 
とかいった方法などなどで、自らがそのまま使わないとしても違った使い方の実例に触れることで、自分風の新たな着想がでてくるというもんである。
 
まあ、あまりたくさん読むと、自家中毒をおこして防爆としてくるのであるが、ほどほどにブラウジングしていると、結構、触発されて、新しいアイデアもでてくる気がするんでありますが、どうですかね。
 

メモのデジタル化は、仕事によって異なる。「メモの生存期間」を考慮すべき。

LifeHackマガジンで佐々木正悟さんとやままさんのメモについて考察した記事を読んだ。

 

佐々木正悟さんの「メモはデジタルで残したい」では

・メモは詳細に取ること、日時、シチュエーションも記録することが推奨されるが、とても面倒。しかも、カレンダーに紐付けされているわけでもなく、日付順にも並ばない。

・なので手書きのメモを残したいモチベーションがゼロ

 

やままさんの「手書きでメモを取るのは「指が考えている」から」では

・議事録やセミナー参加時のノートは、ほぼデジタル

・ただ。A5サイズのリングノートと3色ボールペンを持ち歩く。用途は1人ミーテイングなどをかきなぐる。かきなぐって生まれたアイデアはすぎデジタルで文章化したり、リスト化。それがすんだら、メモはリングノートから千切って捨てる

 

といったようで、基本はどちらもデジタル派といっていい。で、当方的には、最終的にはデジタル化するのだが、その生存期間をもう少し長めにとっているのが、お二人との違いになっているのかな、と考えた。

当方の使い方は

・メモの母艦は、ダイスキンのA6サイズ(少し前までB6サイズを使っていたのだが、手ぶら動くことに挑戦中のため、ジャケットのポケットに入れられるサイズに切り替えた)とロディアのA7サイズ

・メモの基本生存期間は1ヶ月ぐらいで、ロディアのメモはダイスキンに貼り付ける。

・メモがなくて、手近のA4要旨などに書いたものは縮小コピーか、転記

・生存期間中に、追加で考えたことや、事情の変化などはボールペンの色を変えて追記

・おおむね1ヶ月で、ノートは裁断してスキャン

といったもの。

 

で、お二人のようにデジタル中心にもっていくことも一時目指したのだが、どうも通常のデスクワーク仕事で、管理的立場といったところが、完全・即座のデジタル化ができない理由でもある。というのも、思いついたアイデアや出来事が、部下でや上司であるとかのやりとりも含め、一定の節目に至るまで、期間が必要になるのと、その間、追記・修正が継続して必要になるといったことが要因であるように思う。

一人で完結できる仕事ではなく、組織で動く仕事は、メモの完結をこちらでコントロールできないことが大半であるように思う。こちろんEvernoteで全部対応するという先達の例もあるのだが、Evernoteではどうしてもタイムラグが出てしまう。それぞれの仕事のタームによって、メモのデジタル化も考えるべきなんでしょうね。

自由極まりない「ノート」の形がここにある — Marie「箇条書き手帳でうまくいくーはじめてのバレットジャーナル」(Discover)

ノート術というのは、結構、流行がうつろうもので、固定的なファンは継続しているものの、猫も杓子も「モレスキン」であったり「ロディア」であったり、「ほぼ日」であったりといった情勢もちょっと落ちついた感がある。
 
本書で提案されている「バレットジャーナル」は、そうしたノートの物質的な「形」ではなく、「自分の好きなものを、すきなように全部盛り込む手書きの自作手帳」という思想で、使うノートは正直、なんでもよい、というもの。
 
本書の構成は
 
Prologue バレットジャーナルは、私の人生をよくしてくれる相棒
 
第1章 まずは、最低限の基本をおさえましょう バレットジャーナルのpつくり方、はじめ方
 
第2章 ちいさなくふうで、ストレスフリーの毎日 私はこんなふうに使っています
 
第3章 なんでも書き出しておけば安心! つくると便利な「コレクション」アイデア集
 
第4章 アイデア盛りだくさん!今すぐ真似したい みなさんのバレットジャーナル見せてください!
 
Epilogue バレットジャーナルをはじめて、いちばん私が変わったこと
 
となっていて、筆者のバレットジャーナルとの出会いから、バレットジャーナルを使っている人の使い方紹介へと展開していくつくりで、当方のように、初めてバレットジャーナルをやってみようかという向きにはとっつきやすい構成になっている。
 
バレットジャーナルのノート・スタイルは、先だって当ブログの「「バレット・ジャーナル」という手帳・ノートの使い方が面白い」で取り上げたところなのだが、このスタイルの主眼は「デイリーログ」と「コレクション(自由に追加するコンテンツ)」を「インデックス」で管理しながら、全ての「ライフログ」を、一つのノートに落とし込む、といったところであろう。
 
そして、システム手帳なりのシステムとも異なるのが、「マンスリー」→「ウィークリー」→「デイリー」→「タスク」と流れていくような階層性は求めない、という部分であり、その意味で、書きなぐるページの枚数制限もなければ、「コレクション」の追加も新しいページを儲けて追加すればよいという自由度の高いものである。
 
「モレスキン」にせよ「ほぼ日」にせよ、もともとは、それぞれが主張する、「記録」のスタイル、スケジュールや日々の情報管理のスタイルにあわせてそれに一番フィットする「物」の形になっているのだが、得てして、当方も含め、「形」から入って、さて、何をどうメモしようか、となり、数日過ぎるとやけに高いメモ帳を買ってしまったなー、となることがよくある。バレットジャーナルというスタイルは、そうした「型」や「物」から、ノート術を解放してくれるシステムであるような気がしますね。
 
 
 

「バレット・ジャーナル」という手帳・ノートの使い方が面白い

最近、ノートの使い方やタスク管理、ライフログのとり方がマンネリ化してきていて、なにか新しいものがないかな、と思っていたら、”ごりゅご.com”さんの「手書きバレットジャーナル手帳をデジタル化して検索と振り返りをしやすくする」というエントリーをみつけ、「バレットジャーナル」なるものに興味が湧いた。

もともとは2017年10月に発行された「箇条書きでうまくいく はじめてのバレット・ジャーナル」から取り入れたものらしい。すでに数ケ月前に手帳好き、ノート好きには興味津々のものとなっているらしく、当方の情報収集遅れを反省した次第。

で、この本を早速Kindleで買って読んでみると2013年頃にLifehackerの記事が初出であるらしく、ふたたび感度の低さを反省。

というものの気を取り直して、その特徴をレビューすると、

・1冊のノートで、スケジュール、プロジェクト、To Do、備忘録、すべてを「箇条書き」と「キー」で管理する

・使うものは普通の「ノート」でよい。

ということを基本コンセプトに

①インデックス(目次)

②フューチャーログ(半年分の予定)

③マンスリーログ(月刊予定)

④デイリーログ(一日の予定、タスク)

という基本構成(モジュール)に、自分の興味や環境に合わせて「特集ページ(コレクション)」を思いついた時に新しいページに追加していく、といったかなりラフな方法。しかも、書く時は色分けとか丁寧にとか、あれこれ余計なことは考えず、「素早く書く(ラビッドロギング)」が書く時というもの。

 

今も、仕事やパーソナルな記録は「ダイスキンB6」、ToDoは「Toodledo」、ライフログは「瞬間日記」をつかって、ダイスキンのデータはまとめてPDFに、瞬間日記のデータはEvernoteに、てな形でやっているのだが、どうにも、一日の記録があちこちに散財して俯瞰できないのですね。”ごりゅご.com”さんによると、結構このあたりのストレスがなくなるそう。

ダイスキンB6を使ってしばらく試してみますね。

 

 

ちなみに、バレット・ジャーナルの日本版公式サイトはこちら 

 

伊東屋の社長のノート術に学ぶ「書きなぐること」の効用

伊東屋の社長のノート術が「伊東屋の社長が「絵」でノートを獲る理由」としてPRESIDENTのWebに掲載されている。記事の主眼は、「絵でノートをとる」ということで、その意図は

 

絵は多色ボールペンがあれば、1,2分でサッと描けてしまいます。それをみんなに「こんな感じ」と見せれば、私が意図していることは大体伝わり、到達点やイメージを共有することができます。まず解釈に齟齬が生じることは無いでしょう。一方、言葉で到達点やイメージを共有すようと思っても、上手く伝わらないことは多い。たとえ意味的にはd¥正しい言葉を使ったところで、1つの言葉が受け手によっていろんな意味に変換され、齟齬が生じることもあります。

 

と、これはこれで示唆深いのだが、当方的に「おや」と思ったのは

 

書く行為が思考を塗り替えることもあります。意外に面白いのが、書きなぐってみると思ってもなかった発見があることです。書き間違えた言葉から新しい考え方を学ぶこともあるし、自分の勘違いで書いたメモが結果的に学びになることもあります。

 

といったくだり。とにかくノートに「書きなぐる」という行為は、自分の思ったことを、とにかく書き出すのは、GTDの「タスク」を全部書き出すことによって、自分のやるべきこと、やりたいことを棚卸するということに通じるものがあるし、一種の一人ブレーンストーミングの効果もあるようだ。

この時、キーボードを叩いても同じ効果が得られないのは、どうしても構えてあ¥しまって、思考が自由奔放に広がっていくのが、手書きで大きな字で書きなぐることにどうしえもおよばないことにもよるし、人間のアナログの性というものか、手を動かしていると、思考がどんどん伸びていくよう感じが得られる「手作業の効用」によるところもあるのであろう。

メモやノートでは、デジタルよりも、アナログに一日の長のあることも認めないといけないようですな。

手帳やノートは文字だけで構成するものではない — 「手帳で楽しむスケッチイラスト」(エムディエヌコーポレーション)

手帳術、ノート術ってものは、ちょっと深みにはいりかけたあたらりが一番面白いような気がしていて、はまりこむところは、人によってはスタンプであったり、シールであったりとい千差万別ではあるのだが、憧れつつもなかなか敷居の高いのが、「イラスト」というやつ。
 
本書は、そうした「イラスト)をノートや手帳にばりばり使っている人たちの実際の写真などを紹介しながら、レポートしてくれる。
 
構成は
第1章 達人の手帳を大公開
第2章 すぐに描ける・使えるイラストの描き方
第3章 スケッチ手帳を使いこなすためのヒント集102
第4章 相棒探しのために知っておきたい基本の「き」
 
となっているのだが、ボリューム的には第1章が一番多く、第2章以降は、まあ、技術論を少々プラスしました、といった感じで読んだほうがよさそうだ。
であるのだが、こうした手帳術とおいうものは、くだくだと理論編は続く、というのが一番退屈なもので、こうした実際の「達人」たちのノート、手帳がビジュアルに見えるものが最も楽しい「手帳本」になりうると確信している。
紹介されるのはイラストレーター、造形家といったところがメインなので、コクヨのノートシリーズや日経アソシエの手帳特集といったところとは一線を画すのであるが、やはりイラストのプロたちの手帳は、実際に真似できるかどうかは別として楽しいのは事実。
どこまで自分の手帳やノート術に取り込めるかは別として、「絵心」あふれる技の数々は見ていて楽しいですな。

オーソドックスな「手帳・ノート術」 — 鈴木真理子「仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術」(明日香出版)

仕事をしていく上で、欠かせないのがスケジュール管理と仕事の記録というもので、これをうまく管理する方法論の百花繚乱が、「ビジネス本」といっても過言ではないだろう。

で、そのツールも、最近ではパソコン、スマホ、タブレットとデジタル・ガジェットの勢力が強くなってきていたのだが、最近になって、手帳、ノートを推奨する傾向がまた出てきていて、その理由は「手書きの効用」ということであろう。

本書も、そういったアナログ・ツールの再評価という路線にのったものといってよく、

構成も

第1章 手帳の基本

第2章 手帳の実践的な使い方

第3章 メモの基本

第4章 メモの実践的な使い方

第5章 ノートの基本

第6章 ノートの実践的な使い方

第7章 夢や目標を叶えるための記録術

といった形で、デジタル・ツールに関する記述はほとんどない。そのあたりは、

スマホの最大の難点は電話をしながら見られないこと(P29)

画面を出すまでにパスワードを入力するなどの操作が必要(P30)

仕事中にスマホをいじっていると、私用との区別がつきにくく・・・(P30)

といったところに顕著で、”そこまでデジタルを貶めなくてもいいのでは”とデジタル派の当方としては少し不満に感じるところもないではない。

ただまあ、デジタル・アナログ共通の仕事のノウハウ、スケジュール管理や記録のノウハウというものはあって、

ミスをなくすには、予定をできるだけひとつのツールで管理してください(P24)

とか

取引先やお客様を訪問する日付のところに、持っていくものを書き添えておくと忘れものがなくせます(P46)

仕事とプライベートは区別せず、むしろ両方書く(P62)

手帳は段取りを整える最善のツールですが、仕事のことばかり書くと、やる気が下がり品質低下やミスにつながります(P62)

注意したいのは、いつでも、なんでもかんでも、付箋をメモがわりに使うこと。付箋に書ききれなかったり、貼ったり剥がしたりするうちになくす心配もあるため、メモ帳を用意してください。(P74)

といったところは、デジ・アナ共通で使える部類であろう。 続きを読む