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「アウトプット大全」と「コクヨ式 机まわりの「整え方」」でオススメの”アイデアの出し方”

「アイデアがイマイチだな〜」といわれて凹んでしまったビジネスマンは多いはず。
こんな時、自らの才能のなさを嘆きがちなのだが、水野学さんが「アイデアの接着剤」でも

ひらめくのではなく、見つけ出す。
見つけ出したアイデアのかけらとかけらを、接着してイノベーションとする。
実はそんなに難しいことではないと、僕は思っています。

と言われているように、白紙を置いた机に向かって、うんうん唸っているよりも、アイデアを出す「テクニカル」な技術を学ぶことによって、アイデア出しも楽になる部分もあるように思う。

そういうわけ、今回は「OUTPUT大全」と「コクヨ式 机まわりの「整え方」
で紹介されていた「ワザ」を紹介しよう。

まずは『「アウトプット大全」オススメの「情報カード」を使ったアイデア出し』であるのだが、

使うのは100均で売っている125×75mmの「情報カード」。サイズは名刺サイズもあるが書き込める情報が少ないので、このサイズがベターらしい。書けるスペースが大きいと、書いた後の「余白」が気になるものなのだが、そこはグッとこらえることが大事のよう。
情報カードには「無地」「5mm方眼」「6mm罫付」「4色6mm罫付」の4種類あるが、自分が使いやすいものを選べばOK。
1回のアイデア出しで100枚を使うイメージである。

で、その手順は

①とにかく書き出す。
 アイデアを出すテーマで思いつくことを1カードに1個ずつ書く。
 とりあえず30個ぐらいは書く

②連鎖させる
 書いた一枚を取り出して、その内容から連想されること(アイデア、考え、キーワード)を一枚ずつ書き出していく。
 これを何度も繰り返し、ひとつのキーワードに対して、芋づる式に自分の知識や経験、過去に読んだ本や論文の内容など、思いつくことをたくさん書く。

③100枚書く
 何度も繰り返し、考えが出なくなり、頭が空っぽになるまでくり返す。
 通常「100枚」ほど書くと「出し尽くした」感じになる。50枚では少ないので100枚を目指す
 (100個のアイデア、考え、キーワードを書き出すことができれば、それは1冊の本を書くのに十分な素材になる)

④カテゴリーごとに分類する
 カテゴリー名はカード1枚を使って書いておいて、似た内容ごとに分類していく。
 最初に設定したカテゴリーのどれにも分類されないカードが出てくるので、別の新カテゴリーを作って分類する・

⑤カテゴリー分けがうまくいかない時は再度、最初からカテゴリーを考える
再度まとめる場合は、前の結果をスマホなどで写真に撮っておいてから再分類すると手戻りが少ない

⑥デジタルでまとめる
アイデアや構成がまとまったら、PCのアウトライナーなどを使って細かくまとめていく

という段取りで、完成イメージはこんな感じかな。

次は『コクヨ式 机まわりの「整え方」』オススメの「付箋」を使ったアイデア出し』

この方式の場合に使うのは、情報カードではなくて付箋で、

こうしたクリエイティブな作業をスムーズに進めて行くために、「手のひらサイズの付箋紙」は扱いやすい文具です。アイデア出し会議のときはもちろん、日常的に思いついたものを、どんどん書き留めて、それを自席まわりや共有の壁に貼り付けておくとよいでしょう(P156)

ということで、周囲に「貼り付けておく」ために、「付箋」を使っているんですな。

で、手順は

いざアイデア出し会議を行うときは、テーブルの中央に大量の付箋とペンを用意します。そして、時間を区切りながらアイデアを出し切った後、それらを模造紙や壁に全部張って一覧してみてください。全員で眺めながら、組み合わせたり入れ替えたりして、体系立てていくのです
この手法は、個人の仕事にももちろん使えます。
(略)
頭の中であれこれ考えるのをやめて、まずは付箋に書き出してみましょう、それを一覧して眺めながら、たとえば「最優先と重要度」などの2軸の上でマッピングすれば、どこからてをつけていいかがはっきりするはずです・
模造紙に付箋を貼っていけば、そのままタタンで持ちア歩くこともできるし、またどこかで広げることもできます。

といったやり方である。

ということで、「情報カード」あるいは「付箋」を使ったアイデア出しの方法を二つ紹介したわけだが、いずれの場合も「手書き」でやることが大事で、他のアイデア、発想術の本を読んでみると、一番いけないのは、何も構想を立てずにPCに画面に向かってしまうことであるらしい。
やはり、自由な発想を生み出すためには「手作業」で脳細胞を刺激することが大事なことはおさえておいたほうがよさそうである。

【関連記事】

インプットよりアウトプットが大事 ー 樺沢紫苑「学びを結果に変える アウトプット大全」(sanctuary books)

いい仕事をしたいなら「仕事場は楽しくなくてはならない」 ー 斉藤敦子「コクヨ式 机まわりの「整え方」」(KADOKAWA)

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センスアップは、どんな人にでも可能である ー 水野学「センスは知識から始まる」(朝日新聞出版)

「アイデアを出す」ことや「デザイン感覚でコーディネートする」ってなことが、ビジネス現場で、かなり主要なこととして語られるようになって久しいのだが、正直なところ、「デザイン」というものはフツーのビジネスマンにとって、まだまだ縁遠かったり、敷居が高語りするもの。

そうしたところで、グッドデザインカンパニーの代表で、クリエイティブ・ディレクターとして、数々の企業のPR戦略にとどまらず、経営の本筋のところに関わっている水野学氏の著作は、とても貴重な「道標となる本」といっていい。


【構成と注目ポイント】

構成は

Prologue センスは生まれついてのものではない
Part1 センスとは何かを定義する
Part2 「センスのよさ」が、スキルとして求められている時代
Part3 「センス」とは「知識」からはじまる
Part4 「センス」で仕事最適化する
Part5 「センス」を磨き、仕事力を向上させる
Epilogue 「センス」はすでにあなたに中にある

となっていて、まず、デザインというものが、こんなに注目され始めたのは

歴史を眺めてみると、技術が劇的な進化を遂げるとセンスの時代が来て、しばらくするとまた技術の時代がやって来るという〝サイクル〟が感じられます

という歴史感に基づきながら、

IT革命によって人類は再び、かつてないほどの進化を遂げました。産業角目気同様、人類全体に大きな進化をもたらす情報革命です。僕の仮説が正しければ、情報各メキによって技術がピークを迎えたあとのこれからの時代は、センスの時代です。
(略)
これも僕の持論ですが、「美しい」という感情は基本的に未来でなく過去に根差していると思っています。ノスタルジーやなつかしさもフックになるに違いありません。
技術とセンス、機能と装飾、未来と過去。
こんなふうに対になっている時代の間を、みんなが行ったり来たりしている気がします。
市場はすでに、センスの方向に動き始めているのです。

といった時代認識である。こうした視点にたつと、今の日本企業の不振も、「ものづくり」だけに専心し、効率や能率だけに尖ってしまった結果、時代の大きな変化の波に乗り切れなかったせいといえるわけで、そうなると、一般のフツーのビジネスマンも「デザインのことはちょっとねー」とも言っていられない時代だということでもある。

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「仕組み」で、個人とチームの仕事の質をハイレベルに持続する ー 泉正人「最新 仕組み仕事術 自分のチームと生産性を最大化する」

もともとは、2008年に「仕事に「仕組み」を取り入れることで仕事量と労働時間を減らしつつも、安定した成果を上げることを提唱」した前著を、10年経過して、ビジネスを取り巻くデジタル環境も大幅に変化し、なおかつ「働き方改革」といったことも世間をあげて提唱させるようになったことを踏まえて、リニューアルしたのが本書『泉正人「最新 仕組み仕事術 自分のチームと生産性を最大化する」(Discover)』である。

こうした「時短本」「効率本」というのは、絶えず時間や技術の進歩の波に洗われているもので、現在のように特にITの分野のサービスやガジェットの変化が激しい時には、こういうバージョンアップやリニューアルがないと、基本のテクニカルなところは普遍でも、なんとなく古びた印象がついてしまうものなので、こうした改訂は良心的であるとともに、基本のところがしっかりしている証でもある。

【構成と注目ポイント】

構成は

序章 なぜ仕事に「仕組み」が必要なのか
第1章 時間をつくるための「仕組み」
第2章 ミスをなくすための「仕組み」
第3章 人に仕事を任せるための「仕組み」
第4章 最少の労力で最大に成果を出すための「仕組み」
第5章 成長し続けるための「仕組み」

となっていて、「仕組み」とは「誰がいつ、なんどやっても同じ成果が出るシステム」で、例えると、自転車に乗ったことのないひとでも、すぐに、点灯することなく自転車が「乗りこなせるようになる「補助輪」のようなもの、とのこと。

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「接客」のお手本企業は未だ ”健在” であった ー 上坂徹「JALの心づかい  グランドスタッフが実践する究極のサービス」(河出書房新社)

接客の素晴らしさという点については、日本国内の場合は、老舗ホテルやエアラインといったところが昔からの定番であろう。その中でも、エアラインについてはJALもANAも双方とも、そのサービスの良さについては定評があるのだが、その中でも、経営破綻という逆境がありながら、そのレベルを維持し、しかも、客室乗務員ではなく、グランドスタッフという、地上の職員のサービスについてとりあげている本書は、かなりユニークであると言って間違いない。

本書は、著者が、JALのグランドスタッフなどへの直接の取材やインタビューを通じて、高いレベルのサービスが提供できる秘訣とかについて書いていく、といった筋立てになっていて、「中の人」の発言によるところが多いので、割り引いて考えないといけないところもはもちろんあるが、全てのサービス業に携えわる人にとって、何かしらの「気づき」や「ノウハウ」を提供してくれ仕上がりになっているのは間違いない。

【構成と注目ポイント】

構成は

はじめに あなたの仕事を変える、一歩先を行くサービスの秘密
第1章 なぜJALは、選ばれるのか?
 ー マニュアルのないサービスとJALフィロソフィー
第2章 グランドスタッフに学ぶ、おもてなしのスキル
 ー 「JALの心づかい」を実現させる接客10原則
第3章 グランドスタッフは、どのようにして育てられているのか?
 ー 新入社員がわずか2週間で変わる教育現場の秘密
第4章 グランドスタッフのサービスを、さらなる高みに
 ー サービスコンテストからバリュースコア評価まで
第5章 グランドスタッフに聞く、思いと個性を活かしたサービス
 ー 現役グランドスタッフたちの忘れられないエピソード
おわりに

となっていて、まず注目すべきは、

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「正しい選択なんて存在しない ー メンタリストDAIGO「後悔しない超選択術」(西東社)

テレビなどで人気のメンタリストDaigo氏は「時間術」「集中術」「人脈術」などなどビジネス本をたくさん出しているのだが、今回はちょっと耳慣れない「選択」についてのビジネス法である。

以前レビューした「自分を操る超集中力」の中でも、「ウィルパワー」について解説しながら、「選択疲れ」によって集中力が削がれていくといったことに言及されていたのだが、今回はその「選択」」ということについて取り上げられている。

で、本書のタイトルが「正しい」ではなくて「後悔しない」となっているのは

未来に何が起きるか誰にもわからない以上、選択に正解はない。あるのはベターな正解(P8)

という主張に基づくもので、どれだけ選択を間違えないか、どれだけ有利な選択をするかといったことに関するものは見かけることはあるのだが、そもそも、間違えない、正しい「選択」なんてないんだ、というところからスタートするあたりは目の付け所が違いますね。

【構成と注目ポイント】

構成は

第1章 選択の仕方にはスタイルがある
第2章 「後悔しない選択」をするための準備
第3章 「後悔しない選択」をするための習慣
第4章 選択力を鈍らせる5つの落とし穴
第5章 「後悔しない選択」をするトレーニング

となっていて第1章は、選択したり意思決定したりするときの「類型論」とそれぞれごとの後悔しない選択の処方箋、第2章以降は趣向が変わって全てのタイプ共通、後悔しないための処方箋や心理学的分析とアドバイス、といった構成になっているので、類型論にあまり興味のない人は第2章から読み始めても差し支えないように思う。

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いい仕事をしたいなら「仕事場は楽しくなくてはならない」 ー 斉藤敦子「コクヨ式 机まわりの「整え方」」(KADOKAWA)

「コクヨ」というと日本を代表する文房具をはじめとしたオフィス用品のメーカーであるだけでなく、「コクヨのシンプルノート術」であるとか「コクヨのシンプル整理術」、「コクヨの1分間プレゼンテーション」など仕事術に関する書籍も数多く出していて、今や、「仕事術に関する企業といっていい存在になっている。

本書はそんな「コクヨ株式会社」の研究員を務める斉藤敦子氏(本の著者紹介では、コクヨの働き方とワークプレイスの研究機関「WORKSIGHT LAB.」の所長で、渋谷ヒカリエのメンバー制オフィスの企画開発も携わった、とありますな)による

机の上の状態は、あなたの仕事(頭の中)の状態を表します。
机の形・置き方で。チームの他のメンバーとの関係が決まってきます。

ということを前提として『机を「生産性の高い場」「創造性に満ちた場」にすることを目指す』本である。もっとも、この本で「机」というのは、パソコン作業をしたり、伝票を整理したり、といった単なる物体としての「机」ではなく、仕事場の象徴としての「机」という風に当方は解釈したので、広く「オフィスの環境」「仕事をする環境」の整え方についての提案の書、という風に考えたほうがよさそうだ。

【構成と注目ポイント】

構成は

序章 生産性の高い机には「共通点」があった
第1章 仕事の成果は「机まわりの環境」で9割決まる
第2章 心と体を心地よく、すると、頭の働きがクリアに
第3章 会議室に「情報が流れる道」をつくるのです!
第4章 アイデアは「準備が整った場」から生まれます
第5章 「職場を整える」から「成果がきちんと出る」
第6章 ちょっと高度でカッコいい「机まわり」の整え方

となっていて、最初は

あなたの仕事環境の中心は、パソコンではなく机です。
机を、あなたのアウトプットがつくられる基地と考えてください。(P46)

といった形で、「机」周辺の環境整備から始まって、アイデアの出し方や、オフィス内の机の配置や「壁」の使い方の提案、そして国内外の先端的な会社のオフィスの様子といったところに及んでいる。

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「時短」のためのテクニックを改めて整理してみよう ー 清水久三子「外資系コンサル流 「残業だらけ職場」の劇的改善術」(PHP)

まず最初の「はじめに」のところで

「本書は、日本企業へのダメ出しと理想論を述べた本ではありません。」
「本書は、楽な生き方、ゆるい働き方を提案する本ではありません。」
「本書は、外資だからできる方法を語る本ではありません。」

等々とあって、こいつはやけに強気な時短本だな、というのが第一印象なのだが、本書の書かれた目的の一つに

「制約職員」だらけのチームで、残業なしで成果を出さなければならなくなる。私が経験したことは、今後どの職場でも起こりうることです。

「残業できない時代」を前提に、働き方を変えていかなけくてはいけないのです(P11)

といったところは、よくある時短本が、いわゆる若手か中堅の正規職員をターゲットにしていることが多いに対し、年齢や家庭環境、国籍など、様々な条件をもった多様な職員が働くことを前提として書かれていいるところは、極めて現代らしいポイントをおさえていると評価できる。

 

 

【構成と注目ポイント】

構成は

はじめにーこれまでの「時短本」と何が違うのか?
劇的改善ポイント1
 長時間マインドー「成果」ではなく、「生産性」で評価される時代に
劇的改善ポイント2
 無駄な業務ー次々と降ってくる仕事を、どう「引き算」するか
劇的改善ポイント3
 仕事の受け渡しー「手戻り」の発生を、最小限におさえるには
劇的改善ポイント4
 不毛な会議ー「でも、どうにもならない」とあきらめる前に
劇的改善ポイント5
 過剰品質な資料ーいかに無駄を省き、適正品質で完成させるか?
劇的改善ポイント6
 回らないPDCAー「問題解決=ゴール」に最短最速で辿りつく秘訣
劇的改善ポイント7
 ギスギス職場ー「制約社員」がいても不公平感を産まない工夫

となっていて、残業の分析であるとか、「働き方」についてのあれこれはおいといて、「時短」のためのノウハウに特化しているあたりは潔い。

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「ルーティン」の大事さを改めて認識する ー 水野学「誰も教えてくれない段取りの教科書」(ダイヤモンド社)

「クリエイティブ・ディレクター」という横文字職業から想像する仕事のスタイルは、発想とインスピレーションのおもむくままに仕事を進めていて、リーダーの後をおっかけるのにスタッフがてんてこ舞いすることもある、ってな感じなのだが、筆者によれば

どんな仕事もぜんぶ「同じ」だと思っているのです。

とした上で

ストレスなく仕事が順調に進むのは、きちんと「段取り」をしているからです。
(略)
段取りがなければ、いつもバタバタして、日々トラブルが起き、プロジェクトは糸の切れた凧のようにどこに飛んでいくかわかりません。
段取りは、仕事の「超基本」です

ということで、実は、とても基本に忠実な「仕事の進め方」のようで、このあたりは認識を改めるとともに、大量のプロジェクトを、パキパキとこなしていくイメージのある「水野学」さんのノウハウは、多くのビジネスマンの仕事に応用できそうである。

【構成と注目ポイント】

構成は

CHAPTER1 段取りは「目的地」を決めるところから
CHAPTER2 最高の段取りをするために「目的地までの地図」を描こう
CHAPTER3 目的地まで最短距離で進もうー時間と効率化の話
CHAPTER4 脳内に「空白をつくる」ために段取りをしよう
CHAPTER5 目的地までチームで働こう

となっていて、まず注目すべきは

「仕事」を分解すると大きく3つに分けられます。
①目的地を決める
②目的地までの地図を描く
③目的地まで歩く
(略)
ふつうは③の「目的地まで歩く」ときの最適な手順を「段取り」と呼ぶことが多いでしょう。でも、そもそも①や②ふができていないからうまくいかない、という場合が多くあります。
目的地があいまいなまま歩みだすのは、いきなり登山を始めることと同じです。
まずは「正しい目的地」を定めることがなによりも大切です。(P15)

というところで、「段取り」のレンジがかなり広いところ。どうかすると、「段取り」というと仕事をやる上でのテクニカルな部分だけに限定してしまうのだが、ここまで広く構えておくのが、仕事をストレスなくやるコツなんであろうな、と思った次第。

 

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時間貧乏から「時間リッチ」に転換する方法とは ー 臼井由妃「やりたいことを全部やる!時間術」(日経ビジネス人文庫)

時間管理について書かれた本は、時間を有効に使って趣味であるとか家庭生活に、という方向性のものと、時間を使う密度を濃くして、仕事も趣味も何でも熱く向かっていく、というものと二種類あるのだが、一人の主婦が、病気で亡くなった旦那さんから事業を引き継ぎ、がむしゃらに事業を勧めてきた、という筆者によるものであるので、迷うことなく後者に属する「熱い」時間樹の本である。

【構成と注目ポイント】

構成は

はじめに
第1章 タイムマネジメントの基本は時間密度
第2章 時間は支配したほうのものになる
第3章 メール・SNSの切り捨て術
第4章 1週間は金曜日から始めなさい
第5章 考えるのは15分でやめなさい
第6章 頭がフル回転なら、時間効率はグンとよくなる
第7章 時間を上手に使い人のちょっとした工夫
おわりに

となっていて、その熱いところは第1章の

「時間がないから○○ができない」「△△をやめれば□□をする時間ができる」という「引き算の発想」は、タイムマネジメントにおいてはキッパリと捨ててください。
そして「あれをやるなら、これをやらない」という「あれか、これか」の考え方ではなく、「あれも、これも」という「足し算の発想」に切り替えるようにしてください。これが、時間貧乏から時間リッチに変わるための大原則です。

といったあたりに明らかで、「量をこなすと質がついてくる」という、少々前時代的な方向性には抵抗もある人もあるとは思うが、筆者が「時間の密度をあげること」が大事という主張は間違ってはいない。

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「コクヨのシンプル整理術」推奨のPCケースを使ってみる

机に座っての作業のときは、デスクトップ機を使っているのだが、社内の打ち合わせとか、出先での打ち合わせの際にMacbookを使っている。軽くてマシン的には不足は今のところないのだが、やはり、移動のときには、PC、タブレット、ノート、筆記用具とあれこれあるので、個別だとバラバラとまとまりが悪い。

で、今回「コクヨのシンプル整理術」ででていたファイルケースを応用してみることにした。

原書では、コクヨ製品が使用されていたのだが、経費をなるべき安価にあげるために「Amazonベーシック」のノートパソコンケースをチョイス。13インチまで対応しているフェルト製である。色はライトグレーと、チャコールが選択できるのだが、今回は「ライトグレー」に。
外観はこんな感じ。手触りはフェルトなので、少々ザラッとしているが、そのほうが取り落とす心配がないような気がする。

メインの収納部分は13インチまで対応ということで、12インチのMacbookを入れると結構余裕がある。当方は、書類はほとんどデジタル化してiPadに収納して持ち歩いているので、前方のポケットにはiPadを収納。メインポケットの隙間部分には、iPencilを入れて置くことにした。

裏面の収納は、横に2箇所。向かって右側には今回はA6の手帳を入れてみたが、7インチタブレット(Kindleサイズ)は十分可能。B6ノートは結構きつくなるがギリギリ大丈夫、というところ。

左側にはペンを入れているが、iPhone Plusぐらいまでなら大丈夫である。

同じビル内や、車で打ち合わせ先に出かける際など、バッグにいれて運ぶほどのことではないときには、必要なものがコンパクトにまとまるので、結構気に入っているのである。

【関連記事】

有名文具企業の社員の渾身の「整理アイデア」の数々をご覧あれ ー コクヨ株式会社「コクヨのシンプル整理術」